Azt hiszi, hogy hatékonyan dolgozik, mert napi nyolc órát tölt a munkahelyén? A Career Builder nevû állásportál 2000 hr-menedzserrel készített felmérést, hogy beazonosítsanak tíz szokást, amelyek csökkentik az irodai hatékonyságot – írja az Entrepreneur.com. Az olvasatlan levelek és a szószátyár kollégák is szerepelnek a listán. Ismerõs probléma, ugye? Van még néhány dolog, amit jobb minél elõbb észrevenni.

A kávé- és cigiszünetek megváltásnak tûnnek, de rontják a hatékonyságot

Forrás: PhotoAlto/Sigrid Olsson

10. Nyomasztó kis helyiségek

Aki dobozszerû kis fülkében dolgozik, úgy bezárva érezheti magát, ami miatt képtelen koncentrálni. Amikor különösen zavaróvá válik a kis tér, az az érzésünk támad, hogy folyamatosan mennek össze a falak. Ilyenkor érdemes kimenni az udvarra sétálni egyet, de ha épp határidõk szorítanak, az is jót tesz, ha csak járkálunk 1-2 percet az irodában.

9. Állandó háttérzaj

Próbál a munkájára figyelni, de csak arra tud koncentrálni, amit a mellette ülõ kollégák mondanak? Azt hiszem, sokaknak ismerõs a probléma, úgyhogy nem is kell nagyon magyarázni, mi ezzel a gond. A leghatékonyabb megoldás sajnos még mindig a fülhallgató, de a hatékonyságot szem elõtt tartó cégeknél vannak törekvések arra, hogy máshogy oldják meg a problémát. A legtöbb helyen különszobák vannak, ahová el lehet vonulni, illetve nemrég írtunk a Silent-booth nevû magyar fejlesztésrõl, az ajtó nélküli fülke, amely elnyeli a zajokat.

8. Cigiszünet, kávészünet és csoki

Megváltásnak tûnhetnek a rendszeres cigiszünetek, pedig valójában hátráltatnak, megszakítják a munkamenetet. Ugyanez igaz a nassolásra: szívesen megyünk el a csokiautomatához valami finomságért, és tesszük ezzel félre néhány percre a munkát. Fontos, hogy nemcsak ilyen indokokkal lehet szünetet tartani, nem beszélve arról, hogy az egészséges ételek is növeli a hatékonyságot. Szünetre persze szükség van, ezért ilyenkor sétáljunk, ha pedig nassolnánk, válasszunk gyümölcsöket.

7. Hosszú és értelmetlen meetingek

A meetingeket gyakran hosszúnak, az eltelt idõhöz képest pedig eredménytelennek érezhetjük. Azért, hogy semmiképp se nyúljon hosszabbra a kelleténél, elõre határozzuk meg a kezdés és a lezárás idõpontját. Elõre gondoljuk át, hogy milyen témákat kell érinteni, és minderrõl küldjünk emlékeztetõt a kollégáknak, hogy felkészülten érkezzenek. Ezekre figyelve kevesebb idõt és energiát vesznek el a meetingek.

6. Szószátyár munkatársak

Nem gond, ha valaki jól kijön a kollégáival, de néha több idõt töltünk velük, mint szeretnénk, miközben észre sem vesszük. Gyorsan elrepül fél óra, ha szóba elegyedünk egy szimpatikus kollégával. Néhány perc csevegés a folyosón vagy kávéfõzés közben belefér, de ügyeljünk arra, hogy ne nyúljanak túl hosszúra ezek a beszélgetések.

5. Olvasatlan emailek százai

Az olvasatlan emailek kezelése gyakori téma, de örökzöld, mivel még senki sem talált megoldást. Napi több száz email átnézése rengeteg idõ, amit sürgõsebb feladatokkal is tölthetnénk. De akkor mikor és hogyan foglalkozzunk az emailekkel? Egyrészt ne nézzünk folyamatosan a postaládát, hanem óránként szánjunk rá meghatározott idõt. A sürgõs levelekre válaszoljunk azonnal, a többit pedig jelöljük meg. A válaszok mindig legyenek rövidek és lényegre törõek. Az emailek megnézése legyen külön pont a to-do-listen. Ha nem így teszünk, nem számolunk azzal, hogy ezt is bele kell sûríteni a munkanapba, pedig bizony bele kell, és nem kevés idõbe kerül.

Az okostelefon a munkaidõnk nagy részét elveszi, ha nem vigyázunk

Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

4. Függés a közösségi médiától

A közösségi média a legtöbb embernek lételeme, de a Facebook böngészésének is megvan a maga helye és ideje. Amikor épp benne vagyunk a munkában, de óriási a kísértés, tegyük fel magunknak a kérdést, hogy valóban ez lesz-e a legjobb pillanat a legjobb barátunk szülinapi fotóinak átnézésére. A válasz valószínûleg az lesz, hogy nem. Aki úgy érzi, hogy nincs meg ehhez a kellõ önuralma, jobban teszi, ha blokkolja a csalogató oldalakat.

3. Pletyka és ármánykodás

A csevegést már átvettük, de a munkahelyi pletyka más dolog. Míg fontos közösségépítõ szerepe lehet annak, hogy röviden megbeszéljük, kinek hogy telt a hétvégéje, a pletyka erõsen rombolja a munkahelyi morált. Leginkább a vezetõk tudnak tenni azért, hogy ez ne következzen be. Ha minden változásról és történésrõl nyíltan kommunikálnak, kevesebb eséllyel indul pletyka. Ez nemcsak a morál, hanem a hatékonyság szempontjából is jót tesz a vállalatnak.

2. Szórakozás az interneten

Ha heti többször azon kapjuk magunkat, hogy elemeket törlünk a böngészési elõzményekbõl, ideje újragondolni a munkahelyi számítógépezési szokásainkat. Például a mozimûsor és a vicces videók nézegetését, az online vásárlást inkább otthon a szabadidõnkben intézzük. Bizonyos cégeknél tiltólistán vannak a szórakoztató oldalak, pont azért, mert a vezetõség attól tart, nem elég fegyelmezettek a munkavállalók, és ez aláássa a hatékony munkavégzést. Ha nincs ilyen szigorú rendszer, akkor is érdemes visszafogni magunkat: a munkaidõben végezzük a feladatainkat, a szabadidõnkben pedig a személyes dolgainkat. Ez korrekt hozzáállás, ráadásul hatékony is.

1. Lételemünk, az okostelefon

Egyre több kutatás bizonyítja, hogy az emberek idegessé válnak, ha hosszabb ideig kell meglenniük a mobiljuk nélkül. Munkaidõben nem lehet állandóan a kezünkben a telefon, és tudatosan tennünk kell azért, hogy véletlenül se vonja el a figyelmünket. A legjobb az, ha minden értesítést kikapcsolunk, hogy még rezgés se jelezze, történt valami a Facbook-profilunkon. Ha pedig egy feladat vagy meeting teljes figyelmet igényel, kapcsoljuk ki vagy tegyük el a szem elõl. A fontos személyes hívásokra ma már kevesen helyen néznek csúnyán, de ezeket félrevonulva intézzük.